1、 归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

2、 归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（审查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

3、 干部人事档案材料的载体一般应使用 16 开规格的办公用纸，材料左边应留出 2 － 2.5 厘米 装订边。文字须是铅印、胶印、打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨子书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。